Pilotin havainnot
Aiemmassa julkaisussa kerroimme, että Sitran rahoittamana on ollut käynnissä pilottihanke, jossa testattiin eCMR ja eFTI käyttöä pilottiyrityksen kanssa. Lue lisää pilotin taustoista ja vaiheista täältä. Pilottiyrityksenä toimi Flowertrucks Oy, joka ajaa kukka-, vihannes- ja hedelmäkuljetuksia etelä- ja keski-Euroopasta Suomeen. eCMR:n ja eFTI-alustan toteutuksesta vastasivat iToDEV ja Vediafi.
eCMR: Kansainvälisessä maantieliikenteessä käytetään sähköisiä rahtiasiakirjoja, joiden paperiversio tunnetaan nimellä CMR. Se sisältää tiedot lähettäjästä, nouto- ja vastaanottopaikasta, toimituspaikasta, tavaroista sekä muita kuljetukseen liittyviä tietoja.
eFTI – Electronic Freight Transportation Information, EU:n eFTI-asetus tuli voimaan 20.8.2020. Asetuksessa vahvistetaan kuljetuksiin liittyvän lakisääteisen tiedon toimittaminen sähköisesti kaupallisten toimijoiden ja viranomaisten välillä hyödyntäen eFTI-järjestelmää. EFTI-järjestelmä koostuu viranomaisten eFTI yhdyskäytävästä (eFTI Gate) ja siihen integroidusta viranomaisyhteyspisteestä (Auhtority Access Point – AAP) sekä yritysten eFTI-alustoista (eFTI Platform), joilla yritykset tuottavat tietoa viranomaistarkastuksiin. Ensivaiheessa eFTI-asetus velvoittaa vain viranomaisia. Lisätietoa: https://efti.fi/fi
Pilotissa keskityttiin käytännön läheiseen toimintaan ja selvitettiin, miten eCMR ja eFTI data saataisiin tuotettua kuljetusyrityksen järjestelmistä. Samalla tarkasteltiin kuljetusketjun tiedon muodostumista eri kuljetusketjun osapuolten välillä. Erityistarkastelussa oli kuljetusten tilaajan ja kuljetusyrityksen välinen kommunikaatio ja datanjako.
Selvityksen lisäksi pilotin aikana tehtiin tekninen pilotointi, joka pohjautui pilotin määrittelyvaiheen tuloksena luotuun järjestelmäarkkitehtuuriehdotukseen eCMR ja eFTI implementaation liittyen. Valitun ratkaisun rinnalla tarkasteltiin vaihtoehtoisia malleja toteutukselle erityisesti eFTI-alustojen näkökulmasta. Itse pilotissa Flowertrucks:n toiminnanohjausjärjestelmästä tuotettu data jaettiin iToDEV:n eCMR-palveluun hyödyntäen CSV-siirtotiedostoa. Laajemman käytön kannalta CSV-ratkaisu ei ole optimaalinen, mutta pilotin kannalta se ajoi asiansa. eCMR-palvelusta valitut tiedot välittyivät Vediafin eFTI-alustalle (huom. pilotin toteutuksen aikana eFTI-alustojen EU säädäntö ei ollut vielä vahvistettu, joten kyseessä on eFTI-alustan aihio) hyödyntäen JSON/API-rajapintaa. Myöhemmin eFTI-alustalta tiedot voitaisiin välittää viranomaisten eFTI-palvelukanavaan, mutta se ei ollut osa tätä pilottia.
Oppeja pilotista
Pilotin aikana kerättiin paljon käytännön tietoa kaupallisten toimijoiden kyvykkyyksistä ja haasteista hyödyntää eCMR- ja eFTI-ratkaisuja. Havaintojen perusteella huomattiin muun muassa, että tavaran kauppaprosessissa muodostuva tieto ei välttämättä sovellu kuljetustiedoksi ja että kuljetustilaustiedot voivat olla hyvin epätarkkoja, jolloin datan/tiedon hyödynnettävyys prosessien myöhemmissä vaiheissa heikkenee. Toisaalta tämä on hyvin ymmärrettävää, koska tyypillisesti toimijat haluavat vain oleellista tietoa, mutta toisaalta oleelliseksi koettu tieto voi olla eri lähettäjän, vastaanottajan ja kuljetusliikkeen näkökulmasta.
Käytännön käyttötapausten tarkastelu myös osoittaa, että tavaraerään voi kohdistua useita CMR:iä, eli kuljetettu erä voi jakautua matkalla tai yhdistyä muihin eriin tilapäisesti tai pysyvästi, näin ollen dataan on luotava riippuvuuksia, jotka voivat vaihdella ajan myötä. Toisin sanoen dataa tulee pystyä päivittämään ajan kuluessa ja käytännössä reaaliaikaisesti. eFTI:n perusajatus siitä, että data pysyy aina alkuperäislähteellä ja siellä sitä päivitetään ja sinne luodaan pyyntöjä, kun tietoja halutaan tarkastaa, tukee täysin tätä toimintamallia.
Prosessien ja datan digitalisoinnin on todettu tarjoavan merkittäviä taloudellisia hyötyjä, jotka kanavoituvat kuljetusyritysten operatiivisista ja hallinnollisista järjestelmistä. Esimerkiksi: tilausprosessin dokumentointi on nopeampaa, virheiden mahdollisuus on pienempi ja tilausmäärien vaikutus vaadittuun työmäärään tilausprosessin aikana on huomattavasti pienempi paremman skaalautuvuuden kautta. Samalla tilausprosessin ja kuljetustuotannon suunnitteluprosessin välinen aikaviive jää pois ja tiedonsiirron virhemahdollisuus huomattavasti pienempi nykymalliin verrattuna. Operatiivisen toiminnan kannalta kuljetusprosessin dokumentointi on seurattavissa reaaliajassa ilman erillisiä toimenpiteitä. Tästä esimerkkinä noudon toteutumisen tai tavaran luovutuksen varmistaminen, jotka ovat järjestelmän myötä nähtävissä lähettäjän tai vastaanottajan kuittaamalla dokumentilla reaaliajassa. Edellä mainittujen lisäksi, digitaalisilla ratkaisuilla voidaan nopeuttaa laskutusta, jos esimerkiksi laskutus edellyttää kuljetusdokumentteja laskun liitteenä, jotka digitaalisissa ratkaisuissa muodostuvat reaaliajassa.
Traficom: ”Yrityksen digitalous -hankkeen selvityksen mukaan digitalisoiminen laski asiakirjan kuluja 15–20 eurosta 5–7 euroon, kun siirryttiin rakenteiseen sähköiseen tietoon. Jos sähköisen asiakirjan tiedot siirtyivät asiakirjasta toiseen automaattisesti eli kaikki automatisoinnin ja sähköisen toiminnanohjauksen hyödyt käytettiin, asiakirjan kustannukseksi jäi 1–2 euroa.”
Tekninen toteutus myös osoitti, että vaikka kaikki tarpeellinen data olisikin toimijoiden järjestelmissä, niin niiden välittäminen järjestelmien välillä ei ole välttämättä yksinkertaista. Monesti kuljetusliikkeillä on myös useita järjestelmiä eri tarkoituksiin, kuten paikannus, tuotannonohjaus, laskutus, kuljetussuunnittelu ja viestintä. Järjestelmät ovat irrallisia ja niiden välillä ei ole integraatiota, mikä vaikeuttaa datan hyödyntämistä. Yksi asia, joka edistäisi järjestelmien ketterämpää käyttöönottoa ja yhteentoimivuutta olisi se, että toimijoilla olisi testaus- ja kehitysympäristöt tukemassa operatiivisia järjestelmiä. Lisäksi kuljetusalalle olisi hyvä saada paremmin käyttöön standardeja ja harmonisoituja datamalleja sekä prosesseja. Näin ollen helpotettaisiin järjestelmien yhteentoimivuutta ja skaalattavuutta.
Operatiivisissa prosesseissa ja liiketoiminnassa asiat eivät tapahdu lineaarisesti ja useasti data muodostuu prosessin eri osissa ja tahoilla. Joskus data muodostuu jopa satunnaisessa järjestyksessä, mikä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että välittäjän ostaman tavaraerän purkuosoite saattaa selvitä vasta kuljetuksen aikana ja joskus kuljetus saatetaan myös tilata ennen tavaran tilaamista tai kauppaa. Edellä mainituista syistä johtuen, jokaista kuljetusketjua tulee tarkastella tapauskohtaisesti.
Yhteenveto
Pilotti toteutettiin lyhyellä aikavälillä, mikä aina luo oman riskinsä käytännön kokeiluihin. Tässä tapauksessa onnistuttiin tekemään ne toimenpiteet, mitä pilottiin suunniteltiin, vaikkakin pilotin toteutuksessa jouduttiin käyttämään enemmän manuaalista työtä, kuin mitä oli suunniteltu. Tämä myös vaikutti siihen, että niin paljoa erilaisia kuljetustapauksia ei tehty, kuin mitä alkuun suunniteltiin. Tästä huolimatta pilotti täytti sille asetetut toiveet ja se koettiin oikein hyödylliseksi ja myös pilotin jatkot ovat käynnistymässä välittömästi.
Pilotti osoitti, että eCMR- ja eFTI-järjestelmien myötä PK-kuljetusyrityksen saama hyöty olisi parempi skaalautuvuus, luotettavampi kuljetusdata ja säästetty aika. Hyödyt kohdistuisivat ensisijaisesti kuljetussuunnittelun ja ajojärjestelyn toimintoihin. Yrityksen koosta riippuen konkreettinen hyöty ei välttämättä olisi pienempi henkilöstöresurssi, vaan parempi työn mielekkyys ja laatu. Yhden tai kahden henkilön kuukausipalkkaista ajojärjestelyä tai suunnittelutiimiä ei kenties voi supistaa, mutta sama tiimi kykenee suoriutumaan suuremmista volyymivaihteluista laadun kärsimättä ja samalla manuaalisista työvaiheista aiheutuvat virheet voitaisiin karsia.
Siirtymä pilotista tuotantoon ei ole yksiselitteinen ja ei varmasti tapahdu hetkessä, mutta vaiheistetusti kuljetusyritysten on mahdollista hyödyntää digitaalisia ratkaisuja. Yksi haaste muutoksessa on totutut mallit ja tahtotila, joita pilotissa mukana ollut Flowertrucks on selvästi valmis kehittämään.
Logistiikan nykymallit ovat kehittyneet mukavuuden ja helppokäyttöisyyden ympärille, ja näitä tulee myös jatkossa vaalia, mutta samalla on pystyttävä entistä läpinäkyvämpään ja reaaliaikaisempaan tiedonkulkuun toimitusketjun eri osapuolten välillä. eCMR:n ja eFTI:n kaltaisilla harmonisoiduilla toimintamalleilla voidaan helpottaa toimijoiden yhteentoimivuutta ja skaalautuvuutta. Luomalla kuljetusyrityksille helppokäyttöiset ja tietoturvalliset käyttöliittymät sekä prosessit, tulevaisuuden haasteet saadaan varmasti ratkottua ja samalla vastattua jatkuvasti kasvaviin raportointivaatimuksiin.
Iso osa logistiikan ja kuljetusten digitalisaation murrosta on julkisen ja yksityisen sektorin yhteistyö sekä järjestelmien integroitavuus. Pilotin aikana vuoropuhelu oli erittäin hyvää ja molemmat osapuolet saivat tärkeää lisätietoa tulevaisuuden eCMR/eFTI-järjestelmän kannalta.
Lasse Nykänen
Project Director
lasse.nykanen(a)vedia.fi